Pró-Ética: 1. algumas dicas para tornar o seu programa de Compliance efetivo

Alguns dos principais pontos que a CGU levou em conta para considerar empresas Pró-Ética

Recentemente, o Ministério da Transparência e Controladoria Geral da União (CGU) divulgou os relatórios de avaliação das empresas que submeteram seus programas de Compliance para avaliação do órgão com a finalidade de serem consideradas empresas Pró-Ética, uma iniciativa da CGU que consiste em “fomentar a adoção voluntária de medidas de integridade pelas empresas, por meio do reconhecimento público daquelas que, independentemente do porte e do ramo de atuação, mostram-se comprometidas em implementar medidas voltadas para a prevenção, detecção e remediação de atos de corrupção e fraude”.

De forma bem resumida, as empresas fornecem informações e documentos à CGU com relação a medidas de Compliance adotadas por elas. Ao final do processo, as empresas que atingirem uma determinada pontuação serão consideradas empresas Pró-Ética, sendo aclamadas em evento público realizado pelo órgão governamental.

Na última premiação, ocorrida em dezembro de 2017, em Brasília, a CGU revelou o rol das empresas aprovadas, assim como os números que demonstraram o crescimento na procura por parte das empresas em fazer parte da avaliação. Ao todo, 375 empresas se inscreveram, mas apenas 23 foram aprovadas ao final do processo. Agora, a CGU divulgou o relatório detalhado de avaliação de cada uma das 23 empresas aprovadas.

Apesar de não ser uma afirmação de que o Programa de Compliance avaliado é ou não efetivo na prática, ter seu programa de Compliance aprovado no Pró-Ética é um indicativo de que a CGU entende que algumas medidas que vêm sendo tomadas são positivas.

Aliás, ter um “Programa de Compliance Efetivo” virou o lema das empresas que vêm implementando e aprimorando suas estruturas de Compliance. A Lei Anticorrupção (Lei Federal nº. 12.846/2013) diz que será levada em consideração na aplicação de sanções por violações ao seu texto “a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta”.

As normas estaduais que vêm surgindo na esteira da legislação federal adotam a mesma abordagem. Mais recentemente e, de certa forma, até com uma maior relevância, as legislações que vêm obrigando as empresas que querem contratar com a administração pública a ter um programa de Compliance também exigem a avaliação da efetividade do programa.

Mas, como medir essa efetividade? Enquanto essa questão no âmbito das novas leis estaduais ainda é uma incógnita, iniciativas como o Pró-Ética não deixam de ser uma chancela do órgão federal a respeito das medidas de Compliance adotadas pelas empresas. Por essa razão, tomamos por base os 5 pilares avaliados nos relatórios de avaliação do Pró-Ética divulgados pela CGU e que integram os elementos de um programa de Compliance efetivo (comprometimento da alta administração e compromisso com a ética; política e procedimentos; comunicação e treinamento; canais de denúncia e remediação; análise de risco e monitoramento; e transparência e responsabilidade social), para avaliar algumas das melhores práticas indicadas pela CGU como efetivas e consideradas positivas para efeito da aprovação no Pró-Ética.

Este é o primeiro de uma série de artigos que irá analisar as melhores práticas de cada item informadas pelas 23 empresas aprovadas no Pró-Ética 2017.

Comprometimento da alta administração e compromisso com a ética:

As empresas participantes do Pró-Ética tinham 6 perguntas a serem endereçadas com relação a esse tópico, buscando demonstrar o compromisso da alta administração com o programa de Compliance. O apoio da alta administração tem um papel fundamental na criação de uma cultura ética, e não à toa é o primeiro e principal pilar de um programa de Compliance efetivo.

Por essa razão, as empresas, buscando a chancela Pró-Ética, precisavam demonstrar à CGU como esse item era cumprido. As perguntas relacionadas a esse tópico traziam questionamentos relacionados à maneira como a alta direção demonstrava o comprometimento com ética e integridade; como a alta direção supervisionava a implementação e a manutenção do programa de Compliance; uma descrição da área da empresa responsável pela implementação e manutenção do programa; o valor alocado pela empresa para implementação e manutenção do programa nos últimos 3 anos; entre outros.

Para tratar das boas práticas e pontos a serem aprimorados, seguiremos aqui a mesma divisão utilizada pela CGU no Pró-Ética nos relatórios de avaliação:

1. Envolvimento da alta administração com o programa de Compliance:

Pontos que contribuíram positivamente para a avaliação

Alguns dos pontos indicados como positivos pela CGU a respeito do envolvimento da alta administração com o programa de Compliance:

• Reuniões trimestrais integrando a alta direção, inclusive a presidência da empresa, e o nível gerencial da empresa para discussão de temas corporativos e Compliance, métricas e indicadores de treinamentos mandatórios específicos sobre o tema;
• A alta direção acompanha o cumprimento das avaliações de integridade dos parceiros de negócios da empresa por intermédio de indicadores e métricas que expressam riscos e vulnerabilidades;
• Utilização de Painel de Controle (Dashboard) para monitoramento das métricas de Compliance e discussão, pela Presidência e Diretoria, do desenvolvimento de seus times;
• Realização das reuniões do Comitê de Integridade, com a participação do presidente, dos diretores das divisões da empresa, da gerente de Recursos Humanos e outros;
• Encaminhamento das denúncias recebidas, bimestralmente, ao Comitê Local de Integridade, que tem a competência de recomendar ações adicionais investigativas, decidir pelas ações disciplinares a serem aplicadas e estabelecer ações para mitigação de riscos futuros;
• Programa global de acompanhamento da implementação do programa de Compliance, por meio do qual, anualmente, é realizada a prestação de contas da implementação de cada item do programa de Compliance e eventuais deficiências a serem corrigidas;
• O Conselho de Administração é responsável por aprovar mudanças relativas ao Código de Conduta, ao Regimento Interno do Comitê de Ética, bem como aprovar as ações relacionadas ao programa de Compliance e as normas e políticas internas da companhia;
• Publicações no canal interno de comunicação de notícias relacionadas ao programa de Compliance da empresa e sobre a atuação da Gerência Executiva de Governança Corporativa (à qual se vincula a área de Compliance) inclusive mensagem de sensibilização sobre a prática de fraude e corrupção no dia-a-dia por ocasião do Dia Internacional de Combate à Corrupção;
• Resultados das ações de due diligence de fornecedores realizadas pela área de Compliance são reportados ao Conselho de Administração;
• Presidente do Conselho de Administração é um dos administradores da ferramenta de denúncias da empresa e tem ciência de todas as denúncias reportadas no canal;
• Membros do Conselho de Administração da companhia recebem, semestralmente, relatório informando as ações realizadas para o aprimoramento do programa de Compliance;
• Contrato com escritório de advocacia para auditoria externa dos programas de compliance e de prevenção de crimes com base na legislação brasileira;
• Participação da alta administração em treinamentos internos e palestras relacionadas ao Código de Ética e Conduta da empresa e à Lei Federal nº. 12.846/2013;
• A empresa informou que a nomeação de seus conselheiros é submetida à análise da Superintendência de Compliance;
• Em uma das empresas há procedimentos de aprovação de contratações de alto risco que demanda aprovação expressa de seu CEO, como a de Business Partners.

2. Manifestações da alta direção de apoio ao programa de Compliance e a temas relacionados:

Pontos que contribuíram positivamente para a avaliação

• Mensagens da alta direção da matriz da empresa no Código de Conduta;
• Participação dos membros da alta direção, inclusive Presidência das subsidiárias de todos os países da América Latina, em workshop sobre Liderança Ética e Conflito de Interesses 2016;
• Participação em curso de atualização sobre responsabilização de executivos em face das leis brasileiras;
• Na internet e também no YouTube, a empresa mantém vídeos, em português, em que a alta direção da companhia fala sobre assuntos relacionados ao programa de Compliance;
• Participação da alta direção da empresa em eventos da Integrity Week 2016, que teve como foco o tema “Vamos Falar de Comportamento?”;
• O presidente da empresa, periodicamente, reforça a importância do tema integridade na empresa por meio da sua conta de Twitter e Linkedin e em entrevistas concedidas em diversos jornais de grande circulação;
• No site da empresa constam quatro vídeos sobre integridade em que membros da alta direção falam sobre integridade nos negócios. Participam do vídeo o presidente da empresa, o diretor jurídico e de Integridade;
• Participação de 3 dos 5 membros do Conselho de Administração no Compliance Day realizado pela empresa em 2016;
• Foram publicados dois anúncios em jornal de circulação nacional reforçando o comprometimento com uma atuação empresarial íntegra;
• O Presidente e o Comitê de Ética e Integridade expressam o comportamento ético da empresa por meio de mensagens aos colaboradores que são enviadas por e-mail, bem como por meio de jornal mensal denominado Compliance Newsletter;
• A empresa disponibilizou na intranet vídeo com mensagem do Presidente e de Membros do Comitê, tratando de temas relacionados à ética, e explicitando aspectos de seu Código de Conduta Ética, do Comitê de Ética e do Canal Externo de Denúncias;
• Envio de carta aos fornecedores convidando para participação no Pró-Ética 2017, bem como para desenvolverem ou aprimorarem seus programas de integridade;
• Apoio na participação da empresa em todas as edições do Pró-Ética desde 2013;
• Divulgação ao público externo do Relatório Anual Consolidado (RAC), contendo mensagem do presidente do Conselho de Administração sobre políticas de prevenção à corrupção e à lavagem de dinheiro e sobre a importância da cultura de riscos disseminada na empresa;
• Notícias veiculadas na imprensa com manifestação do Presidente sobre a necessidade de estabelecer mecanismos de prevenção nas operações de lavagem de dinheiro;
• Mensagem do Comitê de Ética e Integridade reforçando a obrigatoriedade de anuência, por parte dos colaboradores, ao termo de adesão às Políticas de Integridade Corporativas;
• Divulgação pública da cultura ética da empresa e disseminação da experiência relacionada à implantação do programa de Compliance, realizada com o auxílio da área de comunicação, que se deu pela participação em palestras realizadas em diversos eventos nacionais e internacionais, além de concessão pelo CEO da empresa de entrevista à revista da instituição LEC (Legal, Ethics & Compliance).

3. Setor responsável pelo programa de Compliance:

Pontos que contribuíram positivamente para a avaliação

• Estrutura de Compliance transnacional integrando Departamento de Compliance global, localizado na matriz, Equipe de Compliance da América Latina e Comitê de Compliance na subsidiária brasileira, integrado pelas áreas de Negócios/Manufatura, Recursos Humanos, Segurança Corporativa, Auditoria, Jurídica e a Líder de Compliance;
• Na unidade de Compliance para a América Latina, dois dos quatro membros dedicados estão baseados no Brasil;
• Garantia de acesso irrestrito dos funcionários de Compliance a qualquer informação e documento da empresa, inclusive Folha de Pagamento de qualquer funcionário, podendo conduzir análises sem solicitar autorizações e garantindo confidencialidade do processo;
• Análises de performance dos funcionários de Compliance e decisões de carreira, inclusive demissões, feitas pela matriz nos Estados Unidos;
• Existência de um Comitê Local de Integridade que funciona bimestralmente e é responsável por deliberar ações disciplinares, sugerir medidas investigativas adicionais e recomendar pela adoção de medidas preventivas;
• A área responsável pelo programa de Compliance no Brasil possui autonomia uma vez que se reporta ao Compliance Officer regional, que por sua vez reporta-se ao Compliance Officer da matriz;
• O reporte anual relativo à implementação do programa de Compliance é feito diretamente pelo Compliance Officer do Brasil ao Compliance Officer regional, sem qualquer interferência da administração local;
• O Comitê de Gestão de Riscos e Auditoria é órgão independente da companhia e tem por objetivo assessorar as decisões do Conselho de Administração;
• Existe dedicação exclusiva da área de Gestão de Riscos e Compliance ao programa de integridade;
• As responsabilidades específicas do Compliance Officer e sua equipe estão bem detalhadas na política de Compliance; tendo autonomia para desenvolver e implantar os mecanismos necessários para a evolução e maturidade do programa, entre outros;
• A empresa promoveu aperfeiçoamento no que se refere à descentralização de responsabilidade pelo acompanhamento do programa de integridade ao criar em cada filial a figura do Champion, que é um colaborador da empresa que recebe treinamento para atuar como representante do Compliance em âmbito local e que se reporta diretamente ao Comitê de Ética. Além disso, outra empresa informou que sua equipe de Compliance conta com representantes nos demais setores da empresa como embaixadores da integridade (Compliance Embassador), que fazem o elo com o Compliance Officer e o papel de disseminador do tema, os chamados Champions, nas diversas unidades de negócios das empresas no Brasil;
• Compliance Review Board trimestral em que o Compliance Officer apresenta o status do programa de Compliance, com presença obrigatória do CEO, CFO, Compliance Officer Global e General Counsel.

4. Disponibilização de recursos:

Pontos que contribuíram positivamente para a avaliação

• Gasto médio de R$ 1,0 milhão/ano pelo Departamento de Compliance da empresa no Brasil para assegurar a implementação e controle do programa de Compliance em suas fábricas no país, com custos indiretos (viagens e serviços externos, treinamentos) e diretos (salários) na média histórica de 10% e 90%, respectivamente;
• Outra empresa encaminhou a relação das despesas despendidas com o seu programa de Compliance, nos anos de 2014, 2015 e 2016, demonstrando assim, que a empresa vem trabalhando, anualmente, o tema de integridade. Além disso, para o cálculo do valor despendido com a implementação do programa de Compliance foram considerados: os valores com remuneração anual das pessoas que atuam na implementação de integridade no Brasil; produções da Integrity Week, traduções de comunicações de Integridade, impressão de material gráfico, quadros de divulgação e palestras, entre outros. Os custos com despesas de viagem pertinentes às investigações, bem como as despesas de locomoção dos funcionários para participação de treinamentos e eventos de Integridade são contabilizados nos custos da própria área de negócio;
• Os recursos financeiros alocados para as ações de Compliance nos últimos três anos mantiveram-se praticamente inalterados (variação média na faixa de 5% a 15%), utilizados para contratação de consultorias, de ferramentas de pesquisa e de sistema, de palestrantes, de treinamentos, e de campanhas e eventos de divulgação do programa de Compliance;
• Pessoal exclusivo e orçamento próprio para a área de Compliance.

5. Participação em ações coletivas relacionadas à integridade:

Pontos que contribuíram positivamente para a avaliação

• A matriz é signatária do Pacto Global da Organização das Nações Unidas;
• A empresa integra grupo de trabalho de Compliance da Associação Brasileira de Indústria de Alta Tecnologia de Produtos para Saúde – ABIMED;
• A empresa participa de iniciativas, tais como: Iniciativa de Parceria Contra Corrupção” (Partnering Against Corruption Initiative – PACI), United Nations Global Compact; Princípios Empresariais da Transparência Internacional para Combate ao Suborno; Business Ethics Leadership Alliance (BELA);
• A empresa integra o Comitê de Compliance e Gestão de Risco da Câmara Sueca;
• A Compliance Officer do Brasil é membro da Comissão Permanente de Estudos de Compliance do IASP – Instituto dos Advogados de São Paulo;
• A empresa é associada ao Instituto Ethos e participa das reuniões com o Grupo de Trabalho do Pacto Empresarial pela Integridade e Contra a Corrupção;
• A empresa é membro da Abimip (Associação Brasileira de Medicamentos Isentos de Prescrição) e da Amcham (Câmara Americana de Comércio para o Brasil), integrando seus Comitês de Compliance;
• Empresa signatária do Pacto pela Ética, pela Transparência e pela Boa Governança dos Patrocínios e Doações Culturais do Fórum Brasileiro pelo Direitos Culturais;
• A empresa é signatária do UniEthos – Formação e Desenvolvimento da Gestão Socialmente Responsável, e da Patri Relações Governamentais & Políticas Públicas, e faz parte do Comitê Brasileiro do Pacto Global da ONU e do World Economic Forum, sendo membro do Partnering Against Corruption Initiative (PACI);
• A empresa é signatária da Carta de São Paulo, por meio da Associação Brasileira de Medicina Diagnóstica (“ABRAMED”), a qual tem como objetivo resgatar a ética e os valores fundamentais das empresas e do setor de saúde, especificamente, de medicina diagnóstica;
• A empresa participa do Global Reporting Iniciative;
• A empresa apoia a Alliance for Integrity, iniciativa global fomentada por diversas partes interessadas e promovida pelo setor empresarial visando incentivar transparência e integridade no sistema econômico para combater a corrupção coletivamente, através dos setores privado e público e da sociedade civil;
• A empresa, por meio do seu Superintendente de Compliance, participa do comitê de ética e responsabilidade social da Associação Brasileira da Infraestrutura e Indústrias de Base – ABDIB;
• Apoio a Câmaras Setoriais como a ABIMED, AHK e ABDIB, ajudando a formular códigos de conduta das associações e auxiliando em seus treinamentos, palestras e eventos de conscientização no combate à corrupção. Além disso, participou na ação “De Empresas Para Empresas” (DEPE) conduzida pela Alliance For Integrity treinando pequenas e médias empresas em todo Brasil nos temas de integridade.

O debate acerca das vantagens de se obter a chancela Pró-Ética é bastante vivo, já que algumas empresas sentem que, uma vez submetidas ao Pró-Ética, terão que se submeter todo ano, já que ser aprovada em um ano e não tentar ou ser reprovada no ano seguinte pode passar uma mensagem de enfraquecimento do programa de Compliance.

É inegável, contudo, o papel relevante de fomento a práticas éticas que o Pró-Ética traz, e a divulgação de medidas consideradas positivas pelo órgão cria um norte a ser seguido pelas empresas que querem dar mais efetividade a seu programa de Compliance.

O próximo item que analisaremos será Política e Procedimentos.

JOTA | BY ALESSANDRO DE FRANCESCHI DA CRUZ & MARCELO RAMOS LEITE